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回答・対処方法

賃貸名人5.6.2(v2)から帳票のExcel出力機能が追加されました。
帳票テンプレートは順次拡充予定ですが、それを待たずともユーザー様自身でオリジナルテンプレートを作ることが可能です。

 

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目次
1.指定したExcelテンプレートを用いてデータを出力する
2.オリジナルテンプレートを作成する

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Excelテンプレートを使用する際は、あらかじめ賃貸名人の帳票上で値を入力してからご利用ください。例えば入居時精算書の場合、帳票右上部にある［データ収集］ボタンで日割りの再計算を行い帳票上の値を更新しておくと無難です。

 

①Excel帳票出力は部屋情報詳細画面＞帳票出力タブに配置された［Excel出力］ボタンから行います。

 

 

②テンプレートの選択Windowが開きます。任意の場所に設置したテンプレートを指定してください。 

例：賃貸名人バージョン5.6.2v2で追加された入居時精算書のテンプレート

 

 

③出力が完了すると、該当の契約者フォルダ内にExcelブックが生成されます。
ただし賃貸名人のファイリング機能をご利用でない場合（後述のファイル保存設定を行っていない場合）は、「デスクトップ」にExcelブックを生成します。

 

 

 

【参考】

賃貸名人のファイルサーバ機能を利用する場合は、マスターデータ登録画面でファイル保存設定にファイリングされるデータを格納するフォルダを指定してください。 ネットワーク（複数台）で賃貸名人をご利用の方は、全ての端末でネットワーク上の共有フォルダを指定します。

 

 

④出力されたExcelブックを開くとシートが表示されます。
・「タグ」シートは、該当の物件・部屋・契約者（入居者）のデータが出力されます。

 

 

・隣にある帳票シート（例：「入居時精算書」シート）は、このように出力されます。

 

 

⑤データが入力されたセルを確認すると、前項で示した「タグ」シートのセルを参照する関数が入力されています。出力されたExcelブックはデータベースとリンクしていませんので自由に編集して問題ありません。

 

 

 

 

オリジナルテンプレートを作成する際は、使用するタグの指定にご注意ください。
賃貸名人から出力するExcel帳票は主に社外に対して発行する帳票レイアウトの自由度を向上させるために実装いたしました。このとき、社外に契約者／入居者に関する不要なデータ（タグ）を含んだExcelブックを提供すると日本国法またはご利用者様自身が定める個人情報の利用目的や外部提供の規定に逸脱する恐れがあります。

 

①まず出力可能なデータ（タグ）を確認してください。

賃貸名人をインストールしたフォルダ下に配置された［ExcelTag］フォルダ内に「タグリスト.xlsx」が格納されています。 この「タグリスト.xlsx」を開いてください。

 

 

②全タグのリストが開きます。

資料内のE列にある#で囲まれた文字列が「タグ」です。その他の列にあるデータは目的のタグを見つけ易くするための説明に過ぎず、オリジナルテンプレートを作成する際には無視しても問題ありません。

 

このファイルは、ユーザー様に全てのタグを紹介するための参考資料です。
ファイルを直接編集したり削除したりしないでください。誤ってファイルを上書きや削除をしてしまった場合は、賃貸名人を再度バージョンアップすることでタグリストを復旧することができます。

 

 

 

③自社オリジナル様式のExcelブックを作成し「タグ」シートを追加します。
「タグ」シートは必ずブックの先頭に配置し、シート名は全角で「タグ」としてください。

 

 

Excelブックはユーザー様が既に利用中のファイルや賃貸名人の標準テンプレートを編集して作成しても結構です。このとき元のファイルが失われないようコピーを利用することをお勧めします。

 

 

④「タグ」シートに埋め込むタグは必ずE列に配置します。

 

 

前述のようにA列～D列は空欄でも問題ありません。
タグの順番は任意で、E列以外の情報や罫線等の体裁は自由ですからユーザー様が使いやすいように工夫してください。

 

 

⑤帳票シートのレイアウトデザインを行います。 

左の例では入居時精算書の下部にライフラインの連絡先を配置してみました。そのような用途は実務上存在しないかも知れませんが、レイアウト編集のご参考になさってください。

 

 

⑥データを反映させるセルには、［タグ］シートを参照する関数を指定します。

・例1：=タグ!E159

単純に「=」（イコール関数）で結ぶ方法も考えられます。

ただしこのように単純なイコールで「タグ」シートのセルを指定すると目的のセルが空欄の場合に「帳票」シートの該当のセルには「0」が反映します。これは現時点でのExcelの仕様です。

 

 

 

 

 

・例2：=IF(タグ!E159=””,””,タグ!E159)
こちらは、IF関数を用いてデータが空欄だった場合に対処する工夫を行っています。

この関数は「タグ!E159が空欄だった場合は,空欄を表示しろ,そうでない場合はタグ!E159の値を表示しろ」という風に記述されています。

 

 

最後に、Excelの関数には多くの工夫の余地がありますが帳票出力を業務に寄せることを目的にExcel帳票上での複雑な金額計算を行うことはお勧めいたしません。なぜならば賃貸名人に登録したデータと発行する帳票の値が解離してしまうとデータベースの価値が失われてしまうからです。
例えば、日割り処理や端数の丸め処理等はあくまでも賃貸名人上で行い、一貫してその計算結果を出力するように運用すれば、データベースの完全性を保つことができます。

 

 

【関連ファイル】
・「賃貸名人の帳票をExcel形式で出力する 」